Warum Ferien im Terminbetrieb mehr sind als ein Kalendereintrag
Wer angestellt ist, reicht Ferien ein und ist weg. In einem Terminbetrieb ist das anders: Ihr Umsatz hängt daran, dass Sie da sind. Zwei Wochen Ferien heissen nicht nur zwei Wochen Erholung, sondern auch zwei Wochen ohne Termine - und dazu oft Hektik davor und ein zähes Anlaufen danach. Genau deshalb schieben viele die Planung vor sich her, obwohl sie sich die Auszeit längst verdient hätten.
Dabei sind es im Kern nur drei Baustellen. Erstens darf während Ihrer Abwesenheit niemand einen Termin buchen können - eine bestätigte Buchung, die Sie hinterher absagen müssen, ist die unangenehmste Variante. Zweitens muss Ihre Kundschaft früh genug wissen, wann Sie weg sind und wann Sie wieder da. Und drittens entscheiden die Wochen vor und nach den Ferien darüber, ob am Monatsende ein Loch in der Kasse klafft.
Die gute Nachricht: Das ist zum grössten Teil einmal eine halbe Stunde Arbeit pro Jahr, nichts Verrücktes, versprochen. Wenn Abwesenheiten, Feiertage und Kurstage einmal sauber hinterlegt sind, erledigt sich der Rest fast von selbst - und Sie können in den Ferien wirklich abschalten, statt im Kopf den Kalender durchzugehen.
Abwesenheiten gehören als Erstes in den Kalender, nicht als Letztes
Der häufigste Fehler ist simpel: Die Ferien stehen längst fest, aber im Kalender landen sie erst in der Woche davor. Bis dahin hat jemand online einen Termin gebucht, den es nie geben wird. Eine Absage von Ihrer Seite kostet mehr als ein No-Show, weil sie Vertrauen kostet - besonders bei Leuten, die extra frei genommen oder die Kinderbetreuung organisiert haben.
Halten Sie es deshalb umgekehrt: Sobald ein Datum steht, wird es eingetragen. Das gilt für alles, was Sie aus dem Alltag nimmt - die eigenen Ferien, Ferien und freie Tage im Team, Feiertage, Weiterbildungen und Messen, aber auch die kleinen Blöcke wie ein eigener Arzttermin, die Buchhaltung am Freitagnachmittag oder die Lieferung, bei der jemand da sein muss. Halbe Tage vergisst man besonders leicht, und sie sind es, die einen Tag kippen.
In nauw hinterlegen Sie Arbeitszeiten, Pausen, Pufferzeiten und Ferien pro Person, und buchbar ist nur, was wirklich frei ist. Die verfügbaren Termine werden daraus automatisch berechnet - Sie pflegen also die Regeln und nicht jeden einzelnen Slot. Wie das im Team zusammenspielt, steht ausführlich im Ratgeber zur Terminplanung mit mehreren Mitarbeitenden.
Feiertage und Brückentage: die Lücken, die jedes Jahr überraschen
Feiertage sind in der Schweiz eine Sache für sich, weil sie von Kanton zu Kanton verschieden sind. Auffahrt und Pfingstmontag gelten fast überall, der 1. August sowieso - aber Berchtoldstag, Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt, Fasnachtsmontag oder lokale Eigenheiten wie Sechseläuten und Knabenschiessen kennt nicht jeder Kanton, und schon gar nicht jeder Kalender. Wenn Sie Kundschaft aus mehreren Kantonen haben, ist das doppelt spannend.
Nehmen Sie sich deshalb einmal im Jahr eine Viertelstunde und gehen Sie die Feiertage Ihres Kantons für das kommende Jahr durch. Entscheiden Sie dabei bewusst auch die Brückentage: Bleiben Sie zu, machen Sie einen verkürzten Tag, oder ist genau dieser Tag gefragt? Der Tag vor einem Feiertag ist in vielen Salons und Studios einer der beliebtesten überhaupt - den sollten Sie nicht aus Gewohnheit zumachen, sondern eher gezielt öffnen.
Ganz ehrlich: nauw importiert keine Feiertagsliste automatisch, Sie tragen die Tage selbst ein. Dafür ist es einmal pro Jahr getan und gilt danach für alle Buchungen. Was Ihnen bei der Planung hilft, ist die Auswertung: Auslastung und Peak-Zeiten zeigen Ihnen, welche Wochen im Jahr ruhig sind - und genau dorthin legen Sie Ferien am besten, statt in Ihre stärkste Saison.
Die Wochen vor den Ferien: Termine vorziehen statt verlieren
Der Umsatz der Ferienwochen ist nicht automatisch verloren - ein guter Teil davon lässt sich vorziehen. Wer ohnehin alle sechs Wochen zum Schnitt kommt oder mitten in einer Behandlungsserie steckt, kann genauso gut eine Woche früher kommen. Der Termin findet dann einfach vor Ihrer Abwesenheit statt statt während. Das verlangt nur, dass Sie ein paar Wochen vorher kurz hinschauen, wer in diesem Zeitraum fällig wäre.
Am einfachsten sprechen Sie es direkt beim laufenden Besuch an: «Ich bin ab dem Zwölften zwei Wochen weg - wollen wir dich vorher noch reinnehmen, oder lieber gleich für danach?» Beides ist ein Gewinn, denn in beiden Fällen geht die Person mit einem fixen Termin nach Hause. Genau darum dreht sich auch der Ratgeber zu Folgeterminen und Behandlungsserien: Der nächste Termin entsteht am Ende des jetzigen, nicht Wochen später per Anruf.
Für die letzte Woche vor den Ferien lohnt es sich zusätzlich, Randzeiten bewusst zu öffnen - früher Morgen, späterer Abend, der halbe Samstag. Rückhol-Kampagnen verschickt nauw keine, das bleibt Handarbeit; die Kundendatenbank zeigt Ihnen aber, wer wann das letzte Mal da war, sodass Sie die richtigen Leute ansprechen. Wie Sie Lücken systematisch füllen, steht im Ratgeber zur Auslastung.
Kundschaft informieren, damit niemand vor verschlossener Tür steht
Wenn Ihre Abwesenheit im System hinterlegt ist, zeigt die Buchungsseite für diese Tage schlicht keine freien Termine an. Das verhindert Fehlbuchungen - erklärt aber nichts. Wer keine Slots sieht, denkt entweder «ausgebucht, dann gehe ich woandershin» oder im schlimmsten Fall «die haben zugemacht». Ein kurzer Hinweis macht deshalb einen grossen Unterschied.
Drei Orte reichen: Im Google Unternehmensprofil hinterlegen Sie Sonderöffnungszeiten für Ferien und Feiertage - das ist der Ort, an dem die meisten Leute zuerst nachschauen, und der Ratgeber zum Google-Profil zeigt, wie Sie das Profil sonst noch nutzen. Dazu ein Hinweis auf Ihrer Website und in den sozialen Kanälen, und drittens die persönliche Erwähnung beim Besuch in den Wochen davor. Das Gespräch am Stuhl oder auf der Liege erreicht Ihre Stammkundschaft zuverlässiger als jeder Post.
Formulieren Sie es freundlich und konkret, mit Rückkehrdatum: «Vom 12. bis 25. sind wir in den Ferien. Ab dem 26. sind wir wieder da - Termine dafür können Sie schon jetzt buchen.» Dieser letzte Satz ist der eigentliche Trick. Weil die Online-Buchung rund um die Uhr offen bleibt, füllt sich Ihre erste Woche nach den Ferien, während Sie noch am Strand sitzen. Die automatischen Erinnerungen 24 Stunden und 2 Stunden vor dem Termin laufen dabei ganz normal weiter.
Vertretung, kurzfristige Ausfälle und die Rückkehr
Im Team ist eine Abwesenheit deutlich einfacher aufzufangen - vorausgesetzt, das System weiss, wer was kann. Wenn Leistungen den richtigen Personen zugeordnet sind, werden während Ihrer Ferien nur Termine gebucht, die Ihre Vertretung tatsächlich ausführen kann. Klären Sie zusätzlich das Unspektakuläre vorher: Wer hat Zugriff auf den Kalender, wer nimmt das Telefon ab, und wer entscheidet, ob ein Spezialfall bis zu Ihrer Rückkehr wartet.
Kurzfristige Ausfälle sind die härtere Übung, weil Sie dann meist krank im Bett liegen und der Tag voll ist. Ein kleiner Notfallplan hilft: Abwesenheit im System eintragen, damit nichts Neues dazukommt, die Termine des Tages aus dem Kalender heraus verschieben statt absagen, und bei wichtigen oder weit angereisten Personen zusätzlich persönlich anrufen. Über das Kundenportal können Ihre Kundinnen und Kunden ohnehin selbst auf einen anderen Slot ausweichen - was schneller geht, als wenn alles über Ihr Telefon laufen muss.
Und dann noch die Rückkehr: Buchen Sie den ersten Tag nicht voll. Ein halber Tag mit Puffer für Post, Bestellungen, Rückrufe und die Termine, die sich angesammelt haben, ist keine verlorene Zeit, sondern der Unterschied zwischen einem guten Start und drei hektischen Tagen. Wenn Sie so etwas neu aufsetzen möchten: Das Einrichten dauert rund fünf Minuten, nauw startet bei 22.50 CHF pro Monat für den ersten Platz, und Sie können 14 Tage gratis testen - ohne Kreditkarte.